Information Overflow

oder: Ist MS mit dem “Team-Wahn” wirklich am richtigen Weg ?

Eines der Probleme, die ich in vielen Workshops in der Vorstellungsrunde höre, ist (neben dem Handling von Dokumenten) der Informations- und Kommunikations-Overflow.

Normale Menschen gehen unter in E-Mails, moderne Menschen gehen unter in Nachrichten in Mails, Skype, in WhatsApp, in Facebook, Linkedin, Yammer, SnapChat, Kaizala und Telefonanrufen.

Eine Lösung aus meiner Sicht ist eine klare Regelung, für welchen Nachrichtentyp welches Tool das richtige ist.

Der Weg, der sich für mich und auch für viele Kunden als ein gangbarer Weg anfühlt ist die Trennung in:

  • Nachrichten, die mich direkt betreffen, formell sind – Outlook
  • Nachrichten, die ein Projekt oder ein Team betreffen – Teams
  • Kommunikationsbereitschaft erfragen und Kommunikationsaufbau – Team-Chat
  • Relevante, aber nicht dringende Informationen – Yammer

Ja, dafür brauche ich 3 Tools, dafür ist aber für jedes Tool der Kommunikationskanal klar.

Was ich allerdings bei Microsoft derzeit spüre, ist die klassische: “Ich habe eine super Lösung für alle Probleme”-Vorgehensweise

Teams ist super – also lass uns alles in Teams machen.

Auch der heutige Blogpost über neue Features in Teams geht genau in diese Richtung:

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2019/07/11/microsoft-teams-reaches-13-million-daily-active-users-introduces-4-new-ways-for-teams-to-work-better-together/

Einige davon stimmen mich eher bedenklich als froh, darunter sind:

  • Priority notifications alert recipients of time-sensitive messages, pinging a recipient every two minutes on their mobile and desktop until a response is received.
  • Announcements allow team members to highlight important news in a channel and are a great way to kick off a new project, welcome a new colleague, or share results from a recent marketing campaign.
  • Channel cross posting allows you to post a single message in multiple channels at the same time.
  • Targeted communication allows team members to message everyone in a specific role at the same time by @mentioning the role name in a post. For example, you could send a message to all cashiers in a store or all nurses in a hospital.

Diese Features haben aus meiner Sicht genau einen Hintergrund:

Ich habe eine wichtige Nachricht und gehe mit diesen Features sicher, das meine Nachricht nicht untergeht…

Und wenn ich so bei einigen Ex-Kollegen von Microsoft die Nutzung von Teams ansehe, wundert mich das gar nicht:

Die sind in mindestens 40 Teams und haben statt (?) einer 3-stelligen Anzahl ungelesener Mails halt jetzt eine 3-stellige Anzahl an Notifications und hunderte Channels mit ungelesenen Nachrichten.

Ganz zu schweigen von der kleinen roten Zahl rechts oben, die die ungelesenen Nachrichten in “fremden” Teams anzeigt

ungelesen

Das Problem dabei ist, das das Handling dieser ungelesenen Nachrichten in Teams massiv komplizierter als in Outlook ist und wir daher die oben beschriebenen Features brauchen, um die wirklich wichtigen Nachrichten (oder das was der Absender darunter versteht) zu erkennen.

Yammer

Yammer wird von vielen Microsofties (und auch anderen) als “das stirbt eh bald”, “unnötig”, “Teams ist das bessere Yammer”, usw. bezeichnet.

Dabei hat Yammer ein wirklich gutes Handling von neuen Nachrichten, dh wenn ich 2-3 x in der Woche in Yammer schaue, bin ich sehr rasch mit den neuen Nachrichten durch.

Auch die Option, sehr einfach genau die Interessensgruppen zu finden, die mich interessieren, finde ich sehr gut.

Yammer ist das optimale Tool für alles, was nicht projektbezogen ist und nicht dringend ist

Unabhängig davon braucht es im Unternehmen eine Kommunikationsrichtlinie.

Eine Richtlinie, erarbeitet von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die definiert welches Werkzeug für welche Informationen verwendet wird, was die Kommunikationsrichtlinien für die einzelnen Tools sind und warum es genau diese Richtlinien gibt.

Und das Bewußtsein jedes Einzelnen, das ein Message-Overflow zuerst bei dem eigenen Verhalten beginnt.

  • konsequentes Abmelden von Nachrichtenquellen (Mailverteiler, Yammer-Gruppen, Teams), die wenig Mehrwert und viel Grundrauschen bringen
  • “Reply to All” nur in Ausnahmefällen
  • Auch beim Reply überlegen, ob eine kurze Kontaktaufnahme per Chat nicht besser ist
  • Manchmal erspart auch ein 5 minütiges Telefonat mit 3 Personen 40 Mails

Funktioniert das ?

Ich kann das nur für mich sagen: Ja, es funktioniert. Stand Inbox: 9 Mails….
Und das, obwohl ich Donnerstag, Freitag und Heute in Ganztags-Workshops war…

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