Betriebsrat und Office 365

Im Zuge meiner Beratungen für Unternehmen zur Einführung von Office 365 ist das Gespräch mit dem Betriebsrat immer ein wichtiger Bestandteil des Projektes. Die Erfahrung zeigt, je früher der Betriebsrat in die geplanten Vorhaben eingebunden ist, je offener und direkt hier kommuniziert wird, umso besser sind die Ergebnisse, die erzielt werden.

Meine Erfahrungen bei Gesprächen mit dem Betriebsrat ist, das einerseits bei Vielen eine gewisse Unsicherheit besteht, was genau in einer Betriebsvereinbarung bez. Office 365 / Microsoft 365 beachtet werden muss, andererseits gibt es teil sehr konkrete Fragen / Befürchtungen.

Die häufigsten Fragen sind hier aufgeführt und beantwortet (bin auch für weitere Punkte und Fragen dankbar).

Bevor ich auf die einzelnen Fragen eingehe, noch ein kleiner Lesetipp:

Der Betriebsrat von Microsoft Deutschland hat ein sehr interessantes und lesenswertes Dokument erstellt, wo sie über dieses Thema im Detail eingehen und auch Auszüge aus der Betriebsvereinbarung bei Microsoft Deutschland veröffentlichen.

Und auch wenn das Deutschland ist und der Betriebsrat von Microsoft, ist das Dokument trotzdem sehr lesenswert und hilfreich.

Zu finden ist es hier:  https://aka.ms/gutgemacht  (BTW: Das ist tatsächlich ein Sway Winking smile )

Was sind jetzt die häufigsten Fragen ?

Aufzeichnung von Team-Meetings

Kann jeder Team-Meetings aufzeichnen ? Geht das unbemerkt ? Kann ich das verbieten ?

Hintergrund ist die Befürchtung, das die Aufzeichnungen dann “gegen” den Mitarbeiter verwendet werden könnten oder Mitarbeiter zwar im Meeting gefragt werden, ob sie der Aufzeichnung zustimmen, das aber schlecht ablehnen können, weil ihr Vorgesetzter fragt..

Grundsätzlich kann sehr genau gesteuert werden, welche Personen im Unternehmen Team-Meetings aufzeichnen können. Die Default-Einstellung ist, das das jeder darf.

Die Aufzeichnung kann nicht unbemerkt erfolgen! Wird die Aufzeichnung gestartet, werden alle Meetingteilnehmer darüber deutlich informiert:

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Dieser Hinweis verschwindet auch nicht, sondern muss vom Benutzer aktiv entfernt werden.

Trete ich einem Meeting bei, nachdem die Aufzeichnung gestartet wurde, sehe ich das zuerst schon im Teamkalender vor dem Beitreten:

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Im Meeting sehe ich dann den selben Hinweis wie oben.

Will ein Mitarbeiter nicht, das Bilder seiner Person elektronisch gespeichert werden, ist meine Empfehlung, das dieser Mitarbeiter vor der Aufzeichnung seine Kamera deaktiviert. Diese Möglichkeit sollte in einer Betriebsvereinbarung ausdrücklich festgehalten werden.

Aufzeichnungen sind von den jeweiligen Meeting-Teilnehmern abrufbar, können vom Meeting-Organisator für das gesamte Unternehmen freigegeben werden.

Empfehlung:

Bitte die Möglichkeit der Aufzeichnung nicht grundsätzlich deaktivieren!
In der Praxis zeigt sich, das die Meetingteilnehmer in der Regel sehr genau wissen, wann eine Aufzeichnung Sinn macht.

MY ANALYTICS

Hier höre ich wahre Horrorstorys! Volle Kontrolle über meine Tätigkeiten ! Ausspionieren! Microsoft weiß mehr über mich als ich !

Worum geht es im Detail ?

MyAnalytics ist eine – aus meiner Sicht – recht brauchbare Applikation, die mir helfen kann, meine Work-Life Balance zu optimieren.

Microsoft analysiert hier meine Nutzung von Mails/meinem Kalender und meinen Teammeetings

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und bringt hier auch sehr spannende Details

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Ja, im ersten Moment klingt das alles sehr spooky…

Ist es aber nicht, weil Microsoft meine Applikationen betreibt und daher natürlich genau weiß, was ich wann mache.

Die WICHTIGSTE Botschaft hier ist:

Diese Daten kann ausschließlich der betroffene User sehen !

Der Administrator hat keine Möglichkeit, diese Daten einem Vorgesetzten zur Verfügung zu stellen, selber einzusehen oder auszuwerten !

Empfehlung:

Aus meiner Sicht gehört dieses Tool den Benutzerinnen und Benutzern kommuniziert und erklärt.

Das nur sie diese Daten sehen und das diese Daten jeder Einzelnen und jedem Einzelnen helfen können, den Arbeitsalltag besser zu organisieren.

Fehlt diese Kommunikation, empfehle ich die Deaktivierung dieses Tools oder zumindest der Mailbenachrichtigung – es macht auch Sinn, dieses Tool erst in einer zweiten Phase im Unternehmen einzuführen.

Natürlich kann auch jeder User selber entscheiden, ob er (bei aktiviertem MyAnalytics) aus diesem Tool aussteigen möchte:

https://docs.microsoft.com/de-de/workplace-analytics/myanalytics/use/opt-out-of-mya

Aber Moment, Herr Decker !

Das stimmt nicht, was Sie sagen ! Diese Daten können sehr wohl vom Unternehmen ausgewertet werden !

Und dann wird mir folgender Link präsentiert:

https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/workplace-analytics

Ja, richtig. Microsoft hat mit Workplace Analytics ein Tool, mit dem die Daten von MyAnalytics konsolidiert werden können.

Dies ist ein kostenpflichtiges Add-On, das nur Enterprise Agreement Kunden erwerben können. In normalen Lizenz-Agreements und Vereinbarungen zu Microsoft 365 ist es nicht enthalten.

Dh jeder “normale” Kunde hat das nicht – im Zweifel direkt nachfragen

Log-Files

Ja, in Office 365 habe ich ausführliche Logfiles. Damit kann ein Administrator feststellen, welche Aktionen von welchen Benutzern durchgeführt werden.

Und ja, natürlich kann man mit diesen Log-Files Missbrauch betreiben.

Allerdings ist das nichts Neues oder Cloud-Spezifisches. Sondern Alltag in der IT. Nahezu jedes Softwareprodukt – auch die OnPrem – liefern Teils ausführliche Logfiles über das Userverhalten. Vom Windows Server über den Exchange-Server onPrem bis hin zur Firewall.

Sollte es über die Auswertung von LogFiles im Unternehmen noch keine Betriebsvereinbarung geben, sollte das dringend nachgeholt werden – für alle Logfiles im Unternehmen, weil es egal ist, wo die entstehen.

Das waren so die drei meist gefragten Punkte in meinen “Betriebsrats-Sitzungen”

Das wichtigste ist ausreichende Informationen über die Möglichkeiten, die Chancen und natürlich auch über den möglichen Missbrauch, damit der Betriebsrat qualifizierte Entscheidungen treffen kann.

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