Terminvereinbarungen – besonders wenn Personen im Unternehmen und Externe betroffen sind – zählen zu den eher komplexeren Dingen im Leben. Im Unternehmen ist es ja noch einfach, weil (hoffentlich) jede und jeder seinen Kalender gepflegt hat und Outlook mir schöne Möglichkeiten bietet, freie Lücken zu finden.
Sind Externe betroffen, werden oft Terminblocker gesetzt.
Ich hasse Terminblocker – das sag ich ganz offen.
Weil ein Terminblocker bedeutet, dass in meinem Kalender mehrere Zeitblöcke geblockt sind und von anderen Kunden oder KollegInnen nicht gebucht werden können.
Und weil es immer wieder passiert, dass die Blocker erst sehr spät oder manchmal auch gar nicht bestätigt oder abgelehnt werden und dadurch meine Produktivität hemmen.
Dabei haben wir in M365 so coole Mittel, um das zu verhindern.
Das einfachste ist das „Doodle“ im Unternehmen. Gut versteckt aber extrem praktisch.
Outlook Terminplanungsumfrage
Einfach eine neue MAIL (!) öffnen, die gewünschten Teilnehmenden am Meeting im TO: einfügen und in den Mailbody klicken. Und schon erscheint oben in der Taskleiste die Terminplanungsumfrage bzw Neue Terminabfrage (Neues Outlook / classic Outlook)
Hier kann ich dann die Dauer des Meetings einstellen und bekomme eine Übersicht, wann meine Kolleginnen und Kollegen verfügbar sind und kann einzelne Termine auswählen
Habe ich alle Zeitslots ausgewählt, kann ich den Ort bestimmen und die Umfrage erstellen
Damit wird die Umfrage in der Mail eingefügt:
Der Empfänger sieht dann wie Möglichkeiten und kann seine Optionen wählen und sieht (wenn er ebenfalls Exchange online nutzt) seine eigene Verfügbarkeit zu den Terminen
Als Organizer kann ich unter https://outlook.office.com/findtime auf meine Umfragen zugreifen und diese verwalten, bzw bekomme ich natürlich eine Information über die abgegebenen Stimmen
Und kann dann sehr einfach eine Besprechung planen.
Bookings
Ist die Alternative, wenn eine externe Person einen Terminslot mit mir buchen möchte – einfach mal unter https://outlook.office.com/bookings ausprobieren – dazu gibts später mal einen eigenen Blogartikel.
