Unguided Office 365 Pilot verhindern

Eine Situation, die ich in meinen Workshops immer wieder feststelle, ist der unguided Office 365 Pilot.

Das bedeutet, das Unternehmen beginnen, Cloud Services – besonders Exchange und Office Pro Plus, zu nutzen und ihren Benutzern dabei die Office 365 E3 Lizenzen komplett zuweisen.

 

Nach einigen Monaten kommt dann oft die IT Abteilung zu mir  mit dem Wunsch, eine Begleitung bei der Nutzung der weiteren Dienste (Teams, OneDrive, Yammer, …) zu erhalten.

Und oft ist die Überraschung der IT Abteilung groß, wenn wir in den Workshops feststellen, das diese Dinge schon längst im Unternehmen genutzt werden. Ohne Anleitung der IT, ohne Erklärung.

Meistens sind es ein paar neugierige Benutzer, die diese Tools von anderen Unternehmen kennen, die damit beginnen und es im Unternehmen weiter erzählen.

 

Ein Umstand, der auf der einen Seite mein Herz zum Strahlen bringt – was gibt es Schöneres, wenn Benutzer den Nutzen von Technologie erkennen und beginnen, ihre Arbeitsweise und Prozesse mit diesen Technologien zu verbessern ?

 

Auf der anderen Seite erkenne ich aber ganz klar, das das nur in sehr kleinen Unternehmen sinnvoll ist. Daher empfehle ich heute – schweren Herzens – meinen Kunden, im ersten Schritt dieses Self-Service im Unternehmen einzuschränken.

 

Das Einschränken geht recht einfach, ich brauche eine Security Group, dann kann ich mittels PowerShell die Anlage von O365 Groups auf diese Gruppe einschränken.

(Details hier: https://docs.microsoft.com/de-de/office365/admin/create-groups/manage-creation-of-groups?view=o365-worldwide )

This is what your settings will look like when you're done.

 

Achtung: Betrifft eigentlich nicht Teams, sondern die Anlage von Office 365 Groups. Damit sind folgende Dienste betroffen:

  • Outlook Groups
  • SharePoint Teamsites
  • Yammer (wenn richtig konfiguriert)
  • Microsoft Teams
  • StaffHub
  • Planner
  • PowerBI
  • Roadmap (was immer das auch ist Zwinkerndes Smiley )

 

Damit verhindere ich die AUsbreitung des unguided Pilots.

 

Wie implementiere ich dann die Dienste organisatorisch richtig ?

Grundsätzlich: Das ist KEIN IT Projekt, sondern muss aus der Organisation kommen.

 

Folgende Vorgehensweise hat sich bewährt:

  • Ich stelle ein Early Adoption Team zusammen
    Idealerweise mit Führungskräften und Key Usern. IT soll ein Teil des Teams sein, aber nicht die Führung übernehmen.
    Dieses Team bekommt eine Schulung über die O365 Services. Was diese können, wie sie sich abgrenzen, wie sie eingesetzt werden können
    Danach dürfen die Mitglieder dieses Teams O365 Gruppen anlegen und damit produktiv mit den neuen Tools arbeiten (und auch andere Personen zu Teams einladen)
    Diese “Probierphase” soll 4-6 Wochen dauern, soll echte Projekte umfassen, aber keine massiv kritischen Projekte
  • Rule Definiton Workshop
    Nach dieser Phase kommt das Team wieder zusammen und definiert gemeinsam Nutzungsrichtlinien und Kommunikationsrichtlinien für den Einsatz der Tools.
    Auf Basis dieser Richtlinien wird eine Mitarbeiterschulung erstellt, die diese Richtlinien schult und auch die Vorteile für die tägliche Arbeit bei Nutzung der Tools, sowie die notwendigen organisatorischen Änderungen erklärt.
  • Mitarbeiterschulung
    Jeder Mitarbeiter, der die Schulung besucht hat, darf dann O365 Gruppen anlegen

Parallel dazu gibt es für die IT 2 Workshops:

  • O365 Governance Workshop
    Hier geht es um die Möglichkeiten innerhalb O365, um auf der einen Seite das User Self Service bestmöglich zu erlauben, auf der anderen Seite aber das Chaos zu verhindern. Das geht von Namensrichtlinien über automatischen Ablauf von Groups bis hin zu workflow-gestützte Teamanlagen.
    Ziel ist, das die IT den Rahmen, in dem sich die Mitarbeiter bewegen können, definiert.
     
  • O365 Security Workshop
    Hier werden die unzähligen Securityfeatures von O365 besprochen, damit die IT  sicherstellen kann, das die Unternehmensdaten sicher sind und bleiben. Von der Absicherung der Accounts bis hin zur Steuerung der Teilungsmöglichkeiten mit Externen

 

Diese Vorgehensweise (sehr vereinfacht dargestellt) stellt die technische und organisatorische Einbettung der O365 Dienste sicher und hebt die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sowie die Nutzung der gekauften Lizenzen.

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