Mails verschlüsseln und Weiterleiten verhindern

Ich weiß, das Feature gibt´s schon ewig. Aber wer kennt es und nutzt es wirklich ?

Bin heute durch einen Newsletter wieder drauf gestoßen und weil ich nicht sofort wusste, wie ich das mache, hab ich mich ein wenig gespielt..

Hier die Ergebnisse für alle, die das genauso wenig im Detail kannten wie ich Winking smile

Vorab: Wer kann das nutzen ?

Jeder, der Exchange Online nutzt und O365 E3 (und höher), O365 A1 (und höher) bzw M365 Business Premium nutzt.

Empfangen und lesen kann die geschützte Mail jeder.

Mails schützen

Neue Mail öffnen, unter Optionen den Punkt “Verschlüsseln” klicken

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geht natürlich auch in OWA (falls es im Outlook nicht aufscheint – ich vermute, dass das nur in Apps for Business Premium, nicht Business Standard ist)

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“Nur verschlüsseln” schützt den Inhalt

“Nicht weiterleiten” schützt den Inhalt UND verhindert, dass der Empfänger die Mail weiterleiten kann.

Schauen wir mal, wie das beim Empfänger aussieht – der erste Empfänger ist ein User mit einer M365 A1 Lizenz (Schullizenz), die zweite Empfängerin ist eine Yahoo-Userin, die gar keine Microsoft-Lizenzen oder Accounts hat.

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Mail empfangen – Outlook (WebAccess)

Im Outlook kann die Mail ganz normal geöffnet und gelesen werden

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Beim ersten Empfang einer geschützten Mail ist die Vorschau nicht möglich, beim Öffnen der Mail wird Rights Management automatisch konfiguriert und dann ist es aktiv

Wer das Bild oben genau ansieht erkennt, dass der Weiterleiten Button ausgegraut ist. Auch bei Antworten bzw Allen Antworten können die Empfänger nicht verändert werden.

Auch Copy&Paste geht nicht – wie man sieht, gehen aber Screenshots – die aber nur im Browser, nicht im Outlook.

Auch Drucken, Herunterladen, Als Anlage weiterleiten, in Teams teilen und ähnliche Scherze gehen nicht.

Beim Antworten kann der Empfänger zwar den Ursprungstext verändern, aber nicht kopieren…

Aber wie schaut das jetzt für einen User aus, der gar nix von MS hat ?

Mail empfangen – Yahoo

Hier sieht die Empfängerin die Nachricht so:

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Beim Klicken auf “Nachricht lesen” wird Melanie auf eine Webseite weitergeleitet

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Hier kann Sie sich mit ihrer Yahoo ID anmelden oder eine Einmalkennung anfordern

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Die dauert ein wenig und landet manchmal gerne im Spam-Ordner – nach Eingabe des Einmalcodes öffnet sich die Nachricht

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Auch hier ist kein Weiterleiten, Drucken oder Copy möglich.

Fazit

Simpel und einfach. Und kennen wahrscheinlich wenige (und nutzen noch weniger)

Bitte trotzdem vor der ersten Nutzung mit dem Empfänger kurz testen, ob die Mails eh empfangen/gelesen werden können.

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