Nutzung von Cloud Diensten ohne Lizenz ?

Kurze Panik in einem Kundenprojekt – User sind gesynct, haben aber noch keine Lizenzen zugewiesen. Erschreckter Anruf des Kunden: Die können trotzdem Planner und Teams nutzen! Wie geht das ?

Ich gebs zu – ich habe zuerst gedacht, da muß ein Irrtum vorliegen und wahrscheinlich hat der Kunde die automatische Lizenzzuweisen über Gruppen aktiviert. Aber tatsächlich: User, die keine Lizenz zugewiesen haben, sehen zwar auf https://portal.office.com keine Applikationen

ohneapp

können aber mit https://teams.microsoft.com eine Trial-Lizenz aktivieren und dann Teams nutzen…

teamsstart

Und haben danach alle unten aufgeführten Dienste in ihrem Portal verfügbar (das vorher leer war)

apps

Was trotzdem ohne Lizenz geht, ist die Nutzung von Planner (https://tasks.office.com )

Hier greift allerdings die (dringende) Empfehlung, zu Beginn des Rollouts die Erstellung von O365 Gruppen auf eine AD-Gruppe zu beschränken. Dh der MItarbeiter kann, da er ja keine Gruppe erstellen kann, auch keinen Planner erstellen.

Hintergrund sind die Microsoft Teams Commercial Cloud Trial Lizenzen, die Microsoft jedem Tenant zur Verfügung stellt. Dh jeder Benutzer ohne Teams-Lizenz kann diese Trial-Lizenz ein Jahr lang nutzen. Folgende Dienste sind in der Lizenz enthalten:

  • Exchange Foundation
  • Flow for Office 365 Plan 1
  • Forms
  • Microsoft Planner
  • Microsoft Teams (Teams1, Teams IW)
  • Office Online
  • PowerApps for Office 365 Plan 1
  • SharePoint Online Kiosk
  • Stream
  • Sway
  • Whiteboard
  • Yammer Enterprise

Jeder Tenant kann bis zu 500.000 (!) Trial Lizenzen zuweisen (und pro Lizenz den SharePoint Speicher um 2 GB erhöhen – wie gesagt, nur für ein Jahr)

Für Microsoft eine super Sache – erinnert mich ein wenig an die Probepackung Hash, die der Dealer ums Eck verschenkt… (Sorry, bin grade ein wenig angfressen auf Microsoft wegen der Streichung der kommerziellen Nutzung der IUR-Lizenzen ab 2020).

Achtung: Die Trials enden ein Jahr, nachdem der ERSTE User seine Trial-Lizenz aktiviert hat !

Zum Glück kann der Admin das leicht unterbinden:

Im Microsoft 365 Adminportal (https://admin.microsoft.com ) unter “Services & Add-Ins” – “User owned apps and services” – “Let users install trial apps and services” die Option disablen, etwas warten, erledigt

admin

User, die die Lizenz bereits aktiviert haben, kann die Lizenz (Microsoft Teams Commercial Cloud (User initiated) ) im Admin Center leicht wieder entzogen werden.

Alle Infos dazu hier:

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/iw-trial-teams

Fazit

Um einen unguided Pilot bei der Einführung von O365 zu verhindern, sollte das oben beschriebene Setting unbedingt gemacht werden, damit das Unternehmen den Einsatz der neuen Dienste kontrolliert einführen kann. Auch das ungehinderte Anlegen von O365 Groups (und damit das Anlegen von neuen Plänen im Planner, das Anlegen von SharePoint Team Sites, von Teams, usw.) sollte IN DER EINFÜHRUNGSPHASE verhindert werden. Erst nach einer Nutzungsdefintion und Schulung der Mitarbeiter, wie sie die neuen Dienste organisatorisch verwenden sollte es freigegeben werden.

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