Aus der Reihe: Features, die schon lange gehen und mir noch nie aufgefallen sind.
Das Zurückrufen von Nachrichten in Outlook geht ja schon richtig lange – war bislang jedoch eher ein Glücksspiel. Meines Wissens hat das nur funktioniert, wenn die Nachricht vom Empfänger noch nicht gelesen wurde bzw. noch nicht auf einen Client runtergeladen wurde.
Seit mind. einem Jahr hat Microsoft den Nachrichtenrückruf nun in Exchange Online neu gemacht und nun hat er eine wesentlich höhere Erfolgsquote.
Dh um eine Nachricht zurückzurufen gehe ich als Benutzer in meine gesendeten Objekte in Outlook, klicke die gewünschte Mail mit der rechten Maustaste an und gehe in den „Erweiterten Aktivitäten“ auf „Nachricht zurückrufen“
Im klassischen Outlook muss ich die gewünschte Nachricht aus den gesendeten Elementen öffnen, dann auf Datei, Info klicken und dort „zurückrufen“ auswählen
Ich erhalte dann eine Mail von Microsoft über diese Aktion und kann in der Mail einen Nachrichtenrückrufbericht aufrufen:
Hier sehe ich den Status meines Rückrufs, der mehr vielen Empfängern schon dauern kann.
Ist der Rückruf erfolgreich, ist die Mail beim Empfänger verschwunden.
Zur Beachtung
- Der Rückruf funktioniert nur in Exchange Online
- Der neue Rückruf funktioniert nur innerhalb der selben Organisation. Versuche ich eine Nachricht von einem externen Empfänger zurückzurufen, erhält dieser eine Mail, dass ich zurückrufen möchte:
Was kann der Admin konfigurieren
Diese Option ist defaultmässig aktiviert bei allen Exchange Online Umgebungen.
Im Exchange Admin Center lässt sich hier die Konfig anpassen unter Settings – Mail Flow:
Wird die Option deaktiviert, fehlt die Option (zumindest in Outlook Web Access und dem neuen Outlook)
Wird die Option „Enable recall alerts for recipients“ aktiviert und es wird eine Nachricht zurückgerufen, erhält der ursprüngliche Empfänger folgende Mail-Nachricht:
Fazit
Unternehmen sollten überlegen, wie sie mit dieser Option umgehen (falls sie diese – so wie ich – bis jetzt nicht entdeckt haben.)
Ich würde den Recall für max 2 Tage erlauben und trotz allem einen Recall-Alert einrichten – für Nachrichten, die der Empfänger schon gelesen hat.
