Dateien anfordern – leider unbrauchbar ?

langsam trudeln die auf der Ignite angekündigten Features ein – ein kürzlich gelaunchtes Feature in OneDrive war mir aber komplett neu:

Dateien anfordern

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Die Idee hinter dieser Funktion ist, das ich als Benutzer einen Link generieren kann, bei dem der oder die Empfänger Daten hochladen können, ohne den Inhalt des Ordners sehen zu können.

Ich wähle einen Ordner meines Onedrives aus und wähle die Option “Dateien anfordern”, dann vergebe ich einen Namen für diese Anforderung

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Danach wird ein Link generiert, den ich nun an den/die Empfänger verschicken kann. Die Empfänger können diesen Link ohne Authentifizierung anklicken:

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die Dateien auswählen und optional einen Namen angeben

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und schon ist die Datei im gewählten Ordner und der Benutzer bekommt eine Information per Mail, das eine neue Datei da ist.

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Anwendungsfälle

Grundsätzlich fallen mir dazu ein paar Anwendungsfälle ein:

  • Einholen von Angeboten zb bei Ausschreibungen
  • Für HR Abteilungen: Hochladen von Zertifikaten oder Ähnlichem
  • Nach Weihnachtsfeiern: Hochladen von Fotos von einzelnen Benutzern
  • usw..

ABER (ist da nicht immer ein ABER ?)

Abgesehen davon, das für diese Option noch keine Steuerungsmöglichkeiten vorhanden sind (wer darf, wer nicht) und auch die Mailnotifikation fragwürdig ist, sind für mich zwei Punkte schlecht implementiert, einer macht die Funktion sogar unbrauchbar für Unternehmen:

a) Ablage der Daten im OneDrive

Mir fällt keine echte Anwendung ein, wo die Daten im persönlichen OneDrive des Benutzers liegen sollten und nicht in einer SharePoint Site.

Gut, hier kann man einerseits mit internen Freigaben arbeiten oder mit einem Flow PowerAutomate, der einlangende Daten automatisch in einen SharePoint moved. Schön ist es trotzdem nicht.

B) Für diese Funktion muss das Teilen mit “Jeder” inkl. Ordnerbearbeitung aktiviert sein:

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Etwas, das wir eigentlich bei nahezu jedem Kunden standardmäßig ausschalten, da damit eine DSGVO gerechte Datenhaltung nicht möglich ist.

Damit ist es nicht wirklich nutzbar…
(Weil ich ja nicht für einzelne Benutzer die Freigaben weniger streng konfigurieren kann als den Standard, dazu müsste ich den Standard “aufweichen” und bei allen Usern einzeln verschärfen)

Damit: Nice, aber unbrauchbar….

Kleine Belohnung für alle, die die Artikel bis zum Schluss lesen:

Sollte in deinem File-Explorer die Option im OneDrive nicht verfügbar sein – nicht verzweifeln, einfach Online im Browser öffnen, dann ist sie auf einmal da wlEmoticon-winkingsmile2

Mögliche Alternativlösung: Forms ?

in Forms gibt es seit kurzem die Option, Dateien hochzuladen:

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Könnte das eine Alternative sein ?

Leider nur fast – das Forms dürfte gefühlt genau die Daten Anfordern Option in OneDrive nutzen. Dh geht das Daten anfordern in OD nicht, geht das Forms mit dieser Option nur innerhalb des Unternehmens….

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