Wie ist das mit Teams, Teammitgliedern, Einladungen zu Videokonferenzen und so ?

Die recht explosionsartige Verbreitung von Teams (und die oft fehlende Begleitung dazu) führt zu Fragen, die für viele “alte” Teams-Benutzer unverständlich sind.

Mir zeigen diese Fragen aber, das Teams zwar einfach zu benutzen ist, es trotzdem wichtig ist, die Hintergründe ein wenig besser zu verstehen.

Daher hier eine Erklärung von den Team Basics in Bezug auf Benutzer, Gäste, Einladungen und Co.

Office 365 Gruppe

Hinter jedem Team steht eine Office 365 Gruppe.

Diese Office 365 Gruppe ist die “technische” Verwaltung der Personen in einem Team.

Hier gibt es 3 Rollen:

  • Besitzer
    Besitzer dürfen Einstellungen der Gruppe und des Teams verändern. In privaten Teams dürfen Besitzer andere Personen einladen.
  • Mitglieder
    Nehmen an dieser Office 365 Gruppe teil
  • Gäste
    Sind wie Mitglieder, nur sind sie nicht Teil des Unternehmens (technisch korrekt: des Tenants, also der abgeschlossenen O365 Umgebung) sondern von anderen Unternehmen

Teams ist nicht die einzige Applikation, die Office 365 Gruppen nutzt. Folgende Applikationen nutzen ebenfalls zur Benutzerverwaltung Office 365 Gruppen:

Outlook, SharePoint, Yammer, Stream, StaffHub, Planner, PowerBi, Roadmap

(Kein Problem, wenn Du nicht alle Applikationen der Liste kennst Winking smile  )

WICHTIG

Diese Applikationen nutzen sehr oft DIE SELBE Office 365 Gruppe.

Dh wenn ich in einem Team einen Planner anlege, ist die Basis dafür die SELBE Gruppe.

Entferne ich im Planner Mitglieder, sind diese auch in Teams entfernt.

Füge ich im Planner Mitglieder hinzu, haben diese auch Zugriff auf das Team.

AUCH WICHTIG

Innerhalb dieser oben genannten Applikationen gibt es (bis auf ein paar Ausnahmen, die ich unten behandle) KEINE Berechtigungen !

Dh ich kann den Zugriff generell nicht einschränken – per Design.

Die Idee dahinter von Microsoft ist, das Personen in einer Gruppe gleichberechtigt zusammen arbeiten.

Teams – Videokonferenzen

Eine Frage, die ich in den letzten Tagen öfter bekommen habe:

Wie füge ich Personen einem Team hinzu, damit ich diese dann zu einer Videokonferenz einladen kann ?

Um an einer Videokonferenz teilzunehmen, müssen die Teilnehmer nicht Teil eines Teams sein.

Wenn Du in Outlook oder im Teamkalender eine Besprechung zu einem Team-Meeting machst, hast du dann im Kalendereintrag einen Link:

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Jede Person, der du diesen Link schickst (per Brieftaube, SMS, Mail, Fax oder wie auch immer) kann am Meeting teilnehmen – ohne Login, ohne Teams, einfach per Web mit dem Link.

TEAMS – Kanäle

Ein Kanal in Teams hilft mir, die Kommunikation der Team-Mitglieder aufzuteilen.

Erzeuge ich einen Kanal, sind automatisch ALLE Mitglieder des Teams Mitglied des Kanals.

Ausnahme sind private Kanäle, hier kann ich AUS DEN PERSONEN, die TEIL des Teams sind, die auswählen, die diesen Kanal nutzen dürfen.

Ich kann keine Personen einem Kanal hinzufügen, die nicht Teil des Teams (und damit der Office 365 Gruppe) sind ! Auch nicht in einem privaten Kanal.

Empfehlungen zu Kanälen:

  • So wenig wie möglich, so viel wie notwendig!
  • Bitte keine Kanal-Struktur analog zu Orderstrukturen aufbauen !
    Kanäle verwaisen mit der Zeit und Inhalte sind schwerer zu finden
  • So wenig private Kanäle wie möglich, nur so viele wie unbedingt notwendig !
    Private Kanäle haben Einschränkungen (zb kein Planner), sind mengenmäßig pro Team beschränkt,…

TEAMS – spezielle Berechtigungen des Besitzers

Der Besitzer hat in Teams einige spezielle Berechtigungen.

Auf den ersten Blick wirken die beiden Menüs des Besitzers (links) und des Mitglieds (rechts) beim Klick auf die drei Punkte neben dem Team-Namen sehr ähnlich:

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Beim Besitzer fehlt “Team verlassen”

Beim Mitglied der Punkt “Team bearbeiten”  – hier kann der Besitzer den Namen des Teams und den Datenschutz (öffentlich, privat) ändern

Der offensichtlichste Unterschied ist aber beim “Team verwalten” zu finden. Hier fehlt beim Mitglied und Gast der Punkt “Einstellungen”

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Und hier kann der Besitzer einige Dinge den Mitgliedern und Gästen verbieten

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6 Replies to “Wie ist das mit Teams, Teammitgliedern, Einladungen zu Videokonferenzen und so ?”

  1. Vorab vielen Dank für die interessanten Praxis-Beiträge (und den damit einhergehenden Wissenstransfer)

    Teams wird zB auch für empfehlenswerte (Schleichwerbung verringert hoffentlich nicht meine Gewinn-Chance;-) WBSC#Talk Sprechstunde genutzt an der via Link (auch unter Angabe eines Pseudonyms) teilgenommen werden kann.

    Leider erlaubt Outlook (derzeit) noch keine Einladung via BCC: daher fleißig abstimmen (https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/39695143-make-it-possible-for-members-of-a-teams-meeting-to) auch wenn es nachher meistens heißt „Come As a Stranger, Leave As a Friend“

    1. Hi, gibt´s was zu gewinnen ? 😉

      Für dein Problem gibt es eine einfache Lösung:
      Du erzeugst ein ICS File, in dem der Link zum Meeting ist und schickst jedem Teilnehmer dieses individuell zu.
      Meetings mit BCC Membern halte ich persönlich für eine echte Ausnahmeerscheinung – wenn ich als Teilnehmer nicht sehen soll, wer sonst dabei ist, ist das kein Meeting, sondern ein Event…

  2. Hi Christian,
    danke für den Inhalt – super Format!
    Eine Frage bezüglich der erstellten Kanalbesprechungen – ich habe die Frage von einer Abteilung erhalten, ob es möglich ist, Kanalbesprechungen zu erstellen, diese jedoch nur an eine Teilmenge aller Teammitglieder so zu verteilen, dass diese die Einladung auch im Outlook Kalender vorfinden. Standardmäßig wird ja eine Kanalbesprechung in den Outlook Kalender aller Mitglieder des Kanals synchronisiert – das ist jedoch nicht gewünscht, sondern es sollen nur zB 2 Mitglieder die Einladung direkt erhalten, die anderen Team-Mitglieder aber sehen, dass ein Meeting stattfindet.
    Aus meiner Sicht ist das nicht möglich, aber eventuell gibt es da ja einen Kniff, den ich noch nicht gefunden habe.
    Danke und lG, Anja

    1. Mmhhh – nachdem alle Teammitglieder im Kanal sind, wird das nicht gehen aus meiner Sicht mit Kanalbesprechungen.
      Ohne es getestet zu haben, nehme ich an, das ein Ausblenden des Kanals trotzdem die Einladung schickt (wäre ein Test wert – aus dem Bauch glaube ich es aber nicht)

      Die Alternative, die mir einfält ist, die Besprechungseinladung in Outlook zu erstellen und die 2 Mitglieder einzuladen und die Mailadresse des Kanals ebenfalls einzuladen – dann hast du den Kalender-Invite im Kanal drinnen….

      1. Hallo Christan,

        wir sind etwas verunsichert im Moment, weil wir dem gerade in detektivischer Kleinarbeit auf die Schliche kommen wollen: in diesem Artikel steht: https://office365itpros.com/2020/03/31/invitations-teams-meetings/ dass die Teammitglieder nicht automatisch eine Einladung erhalten, sondern dass dies explizit eingeladen werden müssen.

        Hast du hier eine Idee, ob die Info in diesem Artikel schlichtweg falsch sind? Wir haben bisher auch nur die Erfahrung gemacht, dass alle Teammitglieder die Einladung in den persönlichen Kalender erhalten.

        Alles sehr mysteriös 🙂
        Danke und lG,
        Anja

        1. Wie soll ich das jetzt sagen: Wenn Tony Redmond das schreibt, dann stimmt das 😉
          Ich habe leider derzeit nicht die Zeit, das im Detail zu researchen – könnte mir aber vorstellen, das es ev. damit zusammenhängt, ob die dahinterliegedne O365 Gruppe in Outlook ersichtlich ist/dort erzeugt wurde.
          TEste das mal…. (O365 aus Teams sind standardmässig in Outlook versteckt,,,)

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