Booking im neuen Gewande

Ich bin unserer Cloud Community sehr dankbar, weil hier das Wissen vieler Kollegen zusammen kommt und ich viel Neues lernen darf. Wie heute, wo ein Kollege seine Erfahrungen mit Microsoft Bookings gezeigt hat.

Ein Service, dass ich mir immer wieder mal angesehen habe (das letzte Mal vor 6? 8? Monaten) und bis jetzt der Meinung war, dass das nicht Enterprise-Ready ist und wir es deswegen bei den meisten (großen) Kunden nicht freigeschalten haben.

Umso mehr habe ich heute Bauklötze gestaunt, was sich seit meinem letzten Research getan hat. Alles neu und jetzt auch im Enterprise Umfeld massiv brauchbar.

Hier zur Illustration ein kleines Beispiel, dass ich heute in kurzer Zeit umgesetzt habe und das die neuen Möglichkeiten gut zeigt:

Workshop-Buchung

Ich darf ja viele Workshops zu unterschiedlichen Themen geben – meistens sind diese Workshops (noch) virtuell und dauern in der Regel einen halben Tag (3-4 Stunden)

Nachdem mein Kalender recht gut gebucht ist und beim Kunden in den Workshop unterschiedliche Personen teilnehmen, ist die Terminfindung derzeit recht schwierig:

Ich übermittle dem Kunden meine freien Zeitslots für die nächsten 6-8  Wochen mit dem Hinweis, das diese Zeiten nicht geblockt sind und quasi jederzeit überbucht werden können.

Der Kunde sucht sich ein bis zwei Termin aus, die für ihn passen und die buchen wir dann. Manchmal dauert die Terminfindung beim Kunden aber länger und die gewünschten Termine sind dann belegt. Auf der anderen Seite schaffe ich es aber nicht, Terminslots zu blockieren, weil das ja auch für andere Kunden unfair ist. Und jetzt ist Booking endlich für diesen UseCase brauchbar.

Der Zugriff geht entweder direkt über https://outlook.office.com/bookings/homepage oder über die App Auswahl auf https://office.com

Dort kann mit “Neuen Kalender erstellen” einfach ein neuer Booking-Kalender erzeugt werden.

Ich habe hier für mich 2 Services erstellt: einen 3 Stunden- und einen 4 Stunden Workshop, hier mal als Beispiel den 4 Stunden Workshop:

Die allgemeinen Optionen sind recht klar:

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Pufferzeit würde mir die Option geben, eine Vorbereitungs- bzw Nachbereitungszeit einzugeben, zb dass Bookings nach dem Termin 30 Minuten bucht, in denen ich den Termin dokumentieren kann.

Dann kann ich diesem Dienst verschiede Mitarbeiter zuweisen, in meinem Fall bin das nur ich.

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Ich kann auch entscheiden, ob sich der Kunde aussuchen kann, wen er buchen kann.

Weiters kann ich pro Dienst noch Felder definieren, die der Buchende ausfüllen kann/muss

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Diese können Text- oder DropDownfelder sein.

Und ich kann noch Erinnerungs und andere Benachrichtigungen konfigureren

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Für jeden Kalender kann ich dann definieren, ob die Buchungsseite öffentlich, nur fürs Unternehmen oder gar nicht im Self-Service verfügbar ist

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Praktisch schaut das bei mir dann so aus:

Buchungsseite:

Der Kunde sieht die Dienste

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und sieht nach Auswahl des Services die freien Slots, die er buchen kann

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Im Anschluß erfolgt eine Bestätigung und eine Mail an den Kunden

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Und bei mir im Kalender ist eine Buchung an diesem Tag

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Admin-Steuerung

Auch die Steuerung, was ich in meinem Unternehmen zulasse ist aus meiner Sicht halbwegs ausreichend

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Ich kann zwar nicht unterschiedliche Rechte für unterschiedliche Gruppen konfigurieren, aber über die Lizenzzuweisung recht gut, wer das Service nutzen kann.

Fazit

Bin ehrlich beeindruckt! Sehr cool, was MS aus dem – anfangs wirklich nur bedingt brauchbaren – Bookings gemacht hat.

Es gibt auch noch viel mehr Optionen und Feinjustierungen, das würde aber diesen Blogartikel sprengen. Ich denke, da werd ich zu den Kunden gehen müssen, bei denen wir geraten haben, das zu deaktivieren und denen das zeigen…

Anwendungsfälle fallen mir da jetzt extrem viel ein – von Betriebsärztin, Support-Stunden, Parkplatzbuchungen und mehr…

Viel Spaß beim Ausprobieren!

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