Outlook–Teams Schnittstelle

Eines der Ziele vom Einsatz von Microsoft Teams ist ja die Reduzierung von Mails. Ein bewährtes Mittel dazu ist das Brechen von Kommunikationskanälen – dh ich muss nicht jede Mail per Mail beantworten, sondern kann die Antwort auch über Teams senden – das ist besonders sinnvoll, wenn ich mir eine Rückfrage erwarte und für diesen Chat daher Teams das bessere Werkzeug ist.

Umgekehrt kommt es aber manchmal vor, dass Inhalte aus Teams per Mail verschickt werden müssen – zb wenn ich jemanden über eine Diskussion in einem Team-Kanal informieren möchte, der nicht in diesem Kanal ist.

Für diese Anforderungen gibt es 3 sinnvolle und einfache Lösungen:

Mail in Team teilen

Neben dem Kalender-AddIn in Teams kommt seit kurzem ein weiteres AddIn in Outlook dazu. Das “mit Teams teilen” AddIn:

Damit kann ich einfach Mails zu Teams weiterleiten

Entweder an einen Kanal, eine Chatgruppe oder auch an eine einzelne Person.

Hat Die Mail Attachments, werden diese ebenfalls (auf Wunsch) übermittelt

So schaut das dann im Teams-Kanal aus:

Wie auch bei der dritten Option (siehe weiter unten) wird die Mail und die Attachments in den Dateien gespeichert – allerdings im “Root-Ordner” des Kanals und nicht im Ordner “EmailMessages”

Auch fehlt der Hinweis, dass eine Antwort auf diese Nachricht nur in Teams erfolgt und nicht an die ursprünglichen Absender geht.

Aber eine schnelle und einfache Methode, Kommunikationswege umzuleiten

Chat per Mail teilen

Das ist jetzt quasi der Weg retour – damit können wir einzelne Unterhaltungen per Mail verschicken

Zu finden in den 3 Punkten des Beitrags:

Funktioniert im Teams-Kanal, in Chatgruppen und im 1:1 Chat – allerdings nur für einzelne Beiträge mit den direkten Antworten, nicht den ganzen Verlauf

Funktioniert technisch über Outlook Web Access, dh dazu muss die Mailbox in der Cloud liegen

Attachments werden nicht mitgenommen – können aber in der Mail hinzugefügt werden

Mail senden an Kanal

Die dritte Option ist das Weiterleiten/Senden einer Mail an einen Team-Kanal.

Bei den Kanaloptionen (3 Punkte beim Kanal) kann ich mir – wenn im Unternehmen freigegeben – eine Mailadresse für diesen Kanal erzeugen:

Funktioniert, wie man sieht, auch bei privaten Kanälen.

Die Mailadresse hat eine emea.teams.ms Domäne:

In den erweiterten Optionen lassen sich noch ein paar Dinge einstellen:

Weiters kann zentral diese Option deaktivert werden bzw zentral eingeschränkt werden, dass nur von bestimmten Domänen Mails geschickt werden – das kann der User dann natürlich nicht “overrulen”

Die Mail schaut dann wie in Option 1 aus:

Allerdings gibt es bei Antworten die (sinnvolle) Information, dass Antworten nur innerhalb Teams bleiben (was eigentlich eh klar ist, aber…)

Sinnvoll hat sich in der Praxis auch erwiesen, dass Mails und Attachments in “Monats-Ordnern” abgelegt werden – was für Übersichtlichkeit sorgt