Office 365 Business Apps (SharePoint, PowerApps, Flow, PowerBi, Forms) – Whats new, whats coming

CJ Tan

Program Manager OD & SP Microsoft

 

SharePoint – the intelligent Intranet

• FileSharing & Contend collab
• Shared Data & process automation
• Communications and digital experiences
• Knowledge Sharing and contend management

 

Business Workflow

beginnend in SharePoint Lists and Libraries – integriert mit über 200+ Apps, Templates mit Flow, PowerApps, garniert mit AI, PowerBi, Microsoft Graph und Cognitive Servcies

Lists

Neue Liste entweder aus Excel oder manuell (nix neues…)

Ist aber schöner geworden der Dialog – finde ich immer noch die beste Art, eine Liste zu erzeugen

Neu ist, das ich eine Liste aus einer vorhandene Liste erzeigen kann – dh habe ich eine schön formatierte Liste, kann ich die als Vorlage nehmen

Neue Spalten, die ich erzeugen kann:

Location Type Column – hier gebe ich Adressen ein (wie in Google – die zusätzlichen Felder wie Straße, PLz usw. wird automatisch ausgefällt

 

nettes Zitat: Intranet habe ich nicht mehr nur an einem Platz

dh nicht mehr nur im Browser, sondern. zb in Teams

Ich kann Listen als Tab in Teams  hinzufügen

 

Listen können nun bis zu 30 Millionen Items haben

Für mich klingt das so, als würden Listen quasi die neuen Datenbanken werden für Business Prozesse

 

Predictive Indexing

Listen ab 2000 Items werden indiziert

 

Conditional formatting

geht jetzt ohne JSON – Conditional color coding basierend auf Text, Datum, Zahlen

 

View formatting

 

Workflow

Wieder eine schöne Flow Demo.

 

Flow erinnert mich ein wenig an die Access Datenbanken unter Access 2.0 oder die Notes Apps – jeder User kann schnell eine App bauen, die immer komplexer wird – aber von meinem Verständnis standardmäßig genau an diesem User hängt – mit allen Problemen, die dazugehören… Soll nicht bedeuten, das ich es schlecht finde – im Gegenteil – ich glaube, das wird in den nächsten Jahren massiv mehr und noch mächtiger werden. Aber Governance und Security müssen hier von Anfang an beachtet werden – nur so als Hinweis: Mit Flow lassen sich extrem elegant Daten automatisiert aus dem Unternehmen bringen…

 

Flow ist jetzt auch in OneDrive verfügbar

– was das obige Thema noch mehr verstärkt…

 

Cognitive Services in O365

 

 

Best practices and what´s new for managing Office 365 groups

Martina Grom

 

 

Besonders der letzte Absatz mit dem Employee engagement gefällt mir und den unterschreibe ich !

Ebenfalls ein netter Satz “You have to trust your users”

Me – We – Us finde ich auch besser als Inner Loop and outer loop

 

(Sorry, das ich die letzten 30 Minuten nicht mitgeschrieben habe, aber obwohl der Vortrag extrem gut ist und super strukturiert ist, war nur wenig Neues dabei (Allerdings hat Martina mir das vor dem Vortrag schon gesagt) Schön ist aber, das die Punkte, die wir so in der Praxis sehen, die selben sind, die Martina sieht und unsere Ansätze sehr ähnlich der ihren sind)

 

Managing Groups

• Creating permissions
• Soft delete and restore
• Policies and informatin protection
• Upgrade DLs to groups
• Naming polilcy
• Expiration policy
• Reporting
• Guest Access

 

Migrate public folders to Groups – interessanter Ansatz

 

Deleted groups kann ich jetzt direkt aus dem Azure Portal restoren – wußte ich noch nicht…

 

Gedanke:

Ich kann ja nicht die Expiration für bestimmte Gruppen ausschließen.

Aber ich kann die Expiration Policy nur für bestimmte Gruppen aktivieren.

Wenn ich die Gruppen via Workflow anlege, bringe ich die Gruppe in diese Liste via PowerShell/Graph ?

Bzw: Wenn USer selebr anlegen dürfen, lasse ich jeden Tag ein Script laufen, das neue Groups dort reingibt ?

 

Guest access review

coole Features – aber meines Wissens ein AD Premium P2 Feature

 

Groups classification

Wichtig !

 

Demo Group Creation:

Startet in einer SharePoint liste

Hat ein cooles PowerBi addIn:

Owners by Group, Members per Group, …

 

Wie macht es Microsoft:

Auch MS hat eine 2 Owners Rules – und prüft das mit Custom Jobs

 

Whats coming next ?

• Expiration policy – auto renewal on activity and inApp expiry notifications
• Group Admin Role
• Guest Access with onetime passcode
• Group driven membership
• …

 

How to get your organization using team

Dux Raymond und Martina Grom

 

Alles was wir im Job machen ist Teamwork – alles ist arbeiten mit einer Gruppe von Personen

The successful adoption of Teams represents a change in behavior –  the change is about people

 

Die Einführung neuer Technologien ohne Adoption Strategy bringt max. eine Nutzung von 34 %

 

Training alleine bringt nichts – wichtig ist: Whats in it for me

Wichtig ist NACHHALTIGE Adoption !

Drive Excitement !

Facilitate Change

Empower and Assist

Auch er sagt: IT wird nicht in der Lage sein, mit den alten Strukturen den Menschen zu helfen

Schön, wenn man die eigene Vorgehensweise bestätigt bekommt:

Wenn Du O365 Dienste von einem technischen Standpunkt präsentierst, wirst Du verlieren

 

 

Wie macht man es ?

Step 1: Establish an adoption framework and plan

“How do we stop external sharing ?” – “stop Email !”

Welche Needs haben die einzelnen Rollen ?

Was bedeutet O365 für uns, welchen Wert hat es ?

 

Define scenarios

Assess readiness

Build a plan

Onboard employees

 

3 Phasen:

• Start
• Experiment
• Scale

 

siehe http://aka.ms/teamtoolkit

 

Teamrollout in 90 Tagen (3 Monaten) – es gibt einen vorhandenen Projektplan dafür

 

 

 

Step 2: Ensure operational governance

siehe vorherigen Vortrag

 

Wichtiger Punkt wieder:

Trust your users !

They have families, they can drive cars – they can create Teams for their own !

 

Go into classification !

Use conditional access !

 

 

Step3 Demonstrate quick wins

 

Priorisierung ist wichtig !

Everyone needs everything for nothing yesterday

Mach deine Business Scenarios, kategorisiere sie mit “Impact und Difficulty” und fang mit denen an, die viel Impact haben und einfach sind…

 

Productivity library

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/success/

 

 

Strategy 4: Facilitate leadership buy in

Du brauchst die Executive Champions, die das treiben

 

Strategy 5: Activate Champions

Scale learning and trainig delivery