Lange Zeit wurde von der Nutzung freigegebener Kanäle von vielen Experten abgeraten – etwas was ich nie wirklich verstanden habe, weil es sehr gute Use-Cases gibt und gab. Innerhalb des Unternehmens aber auch außerhalb.
Ein Hindernis in der Verbreitung war der Umstand, dass auch im freigegebenen Kanal kein Planner möglich war (wie auch im privaten Kanal) – dieses Thema ist mittlerweile (in den meisten Tenants) von MS gelöst – Planner funktioniert in freigegebenen und privaten Kanälen
Warum Power-Kanal?
Eine Frage, die mir immer wieder gestellt wurde war: Kann ich aus einem Standard-Kanal einen privaten machen ? Oder umgekehrt ? Oder kann ich einen Kanal in einen freigegebenen Kanal ändern ? Die Antwort war – bis jetzt – immer: „Nein“
Und nein, du kannst auch Nachrichten nicht von einem Kanal in den anderen verschieben. Dh die Entscheidung bei der Kanal-Anlage für den Kanaltyp war fix.
Der freigegebene Kanal ändert das allerdings. Weil ich kann einen freigegebenen Kanal für alle im Team (und sonst niemanden) freigeben – damit habe ich einen Standard Kanal. Oder ich gebe ihn nur für bestimmte Leute in meinem Team frei – damit habe ich einen privaten Kanal. oder ich teile ihn mit Personen ausserhalb meines Teams – dann ist es ein freigegebener Kanal. Und das coole ist: Ich kann diese Konfig jederzeit ändern!
(Ich lasse meine Beiträge von Copilot Korrektur lesen und er meint richtigerweise an, dass dieser Absatz fachlich falsch ist, weil es natürlich einen Unterschied zwischen freigegebenen Kanal und einem Standard/privaten Kanal gibt und ich nicht wirklich den Kanaltyp ändern kann – korrekt, ist hiermit angemerkt)
Wie switche ich den Kanaltyp ?
Erstelle ich einen freigegebenen Kanal und wähle „Diesen Kanal für alle Teammitglieder freigeben“ aus, dann verhält sich dieser Kanal wie ein Standard Kanal (wenn ich ihn sonst niemanden freigebe)
Klicke ich auf die 3 Punkte neben dem Kanalnamen und wähle „Kanal verwalten“ komme ich zu den Berechtigungen des Kanals
Wechsel zum privaten Kanal
Entferne ich hier das „Home-Team“ dann haben nur noch die Personen Zugriff auf den Kanal, die unter „Besitzer“ bzw „Mitglieder“ eingetragen sind
Zurück zum Standard Kanal
Selbstverständlich kann ich den Kanal jederzeit wieder mit dem dazugehörigen Team teilen und so aus dem „privaten Kanal“ wieder einen Standard Kanal machen – dazu wähle ich die Option: „Teilen mit einem Team, das Sie besitzen“ und füge das Team wieder hinzu
Oder ich teile den Kanal mit Personen oder Teams innerhalb meines Unternehmens oder auch ausserhalb (mit allem was da dazugehört)
Nachteile
Kein Vorteil ohne Nachteil – natürlich gibt es Unterschiede:
- freigegebene Kanäle dürfen nur Teambesitzer anlegen
- freigegebene Kanäle haben eine eigene SharePoint Site, damit sind sie kein Subfolder sondern eine eigene Dokumentenbibliothek (was auch Vorteile hat)
- nicht alle Applikationen funktionieren in einem freigegebenen Kanal
Use Cases für freigegebene Kanäle
Und weil ich gefragt werde, wofür man freigegebene Kanäle eigentlich braucht, hier ein paar Beispiele:
Die Ausschreibung und der Support der HR-Abteilung
Das Sales-Team braucht für die Beantwortung einer großen Ausschreibung den Support der HR-Abteilung, da hier Ausbildungsnachweise usw. gefragt sind. Normalerweise würde die Person, die aus HR diese Ausschreibung unterstützt, direkt in das Ausschreibungs-Team eingeladen werden. Das hat 2 Nachteile:
a) interessiert diese Person die ganze Ausschreibung und die Nachrichten dazu nicht wirklich, weil sie ja nur sehr gezielten Support geben soll
b) Ist diese Person krank/auf Urlaub, kann niemand aus der HR Abteilung sie vertreten (ohne ebenfalls ins Team eingeladen zu werden)
Erstelle ich im Ausschreibungs-Team einen Kanal mit „HR-Kundenausschreibung“ und teile diesen Kanal mit der HR-Leitung, kann diese den Kanal in das HR Team hinzufügen und die Person, die unterstützen soll, anweisen, den Kanal einzublenden. Ist die Person krank/auf Urlaub, kann ein beliebiges HR-Teammitglied sofort auf den ausgeblendeten Kanal zugreifen
Unterstützung bei IT Fragen
Echtes Beispiel aus der ACP – das interne IT Team betreut die IT Infrastruktur der ACP und nutzt ein Team für die interne Kommunikation. Für spezifische M365 Fragen werden Spezialisten aus den Consultants-Teams hinzugezogen. Diese sollen aber nicht auf das gesamte interne IT Team Zugriff haben – Lösung: ein freigegebener Kanal für M365 – hier können die Experten aus den anderen Teams gezielt eingeladen werden (bzw im Falle eines Kunden wurde in das interne IT Team ein externer Experte gezielt in einen Kanal eingeladen)
Also immer dann, wenn innerhalb eines Teams für abgegrenzte Themen einzelne Personen oder Personen aus einem Team benötigt werden, bieten sich die „klassischen“ freigegebenen Kanäle an.
Fazit
Sollten freigegebene Kanäle bei dir im Unternehmen geblockt werden – red mit deiner IT darüber. Und schult eure Mitarbeitenden in der Nutzung dieses Kanaltyps – es zahlt sich aus!
